Procedura obiegu dokumentów finansowych na Wydziale Inżynierii Środowiska W-7

1. Zapotrzebowanie

1. Osoba chcąca dokonać zakupu (Wnioskodawca), powinna złożyć u Koordynatora Zamówień Publicznych Wydziału W-7 druk Zapotrzebowania (załącznik nr 1).
   Na druku Wnioskodawca musi uzupełnić:
   • procedurę zamówienia na podstawie ZW 38/2023
   • podpis dysponenta środków
   • tabelę dot. przedmiotu zapotrzebowania
   • uzasadnienie zapotrzebowania
2. Koordynator Wydziału W-7 sprawdza w Planie Zamówień Publicznych zgłoszenie zakupu.
3. W przypadku braku zgłoszenia zakupu do Planu Zamówień Publicznych, Wnioskodawca musi uzupełnić druk aktualizacyjny (załącznik nr 2).
4. Koordynator przekazuje druk zapotrzebowania Zespołowi ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki w celu wstępnego zarejestrowania dokumentu w Zintegrowanym Systemie Informatycznym (ZSI), a następnie druk zapotrzebowania przekazuje Zespołowi Asystentów ds. Finansowych w celu potwierdzenia dostępności środków finansowych.
5. Asystenci Finansowi sprawdzają dostępność środków finansowych i potwierdzają je uzupełniając rozbicie obiektowe dla danego zakupu i po akceptacji przekazują druk zapotrzebowania Zespołowi ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki w celu realizacji zakupu.
6. W przypadku braku środków Asystenci Finansowi oddają druk zapotrzebowania Zespołowi ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki z uzasadnieniem odmowy dokonania zakupu. Zespół ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki informuje o zaistniałej sytuacji Wnioskodawcę.
7. Po otrzymaniu druku zapotrzebowania od Asystentów Finansowych, Zespół ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki rozpoczyna procedurę zakupu w Systemie ZSI zgodnie z obiegiem wniosku zakupowego nałożonym przez system ZSI.
8. Jeżeli wyniknie potrzeba stworzenia umowy do zakupu wówczas Zespół ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki, komplet dokumentów dot. zapotrzebowania przekazuje osobie odpowiedzialnej za sporządzanie umów na Wydziale W-7. Po podpisaniu umowy, dokumenty ponownie trafiają do Zespołu ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki w celu zakończenia procedury zakupu.

2. Korekta budżetu

1. Na wniosek dysponenta środków Zespół Asystentów ds. Finansowych zobowiązany jest dokonać korekty budżetu.
2. Korekta budżetu dot. projektów badawczych:
   • Osoba koordynująca projekty badawcze na Wydziale W-7 przygotowuje przekwalifikowanie w formie papierowej (tj. wniosek, kalkulacja, które przedkłada Kierownikowi projektu badawczego i Kierownikowi Jednostki w celu złożenia podpisu na dokumentach. Następnie przekazuje dokument do Działu Projektów (DP) w Gmachu Głównym. Po akceptacji zmian przez DP osoba koordynująca dokonuje modyfikacji projektu w module projektowym systemu ZSI.
3. Korekta budżetu dot. dydaktyki i kosztów wydziałowych:
   • Wszystkie zmiany w budżetach jednostki dokonuje Asystent Finansowy za zgodą Kierownika Jednostki w systemie TETA BI.
   • Po dokonaniu przekwalifikowania środków pieniężnych, Asystent Finansowy informuje Dział Budżetowania i Kontrolingu o dokonanych zmianach, prosząc w ten sposób o akceptację dokonanego przesunięcia.
   • Dokonane zmiany widoczne są na budżecie jednostki w systemie TETA Constellation.

3. Rejestracja, opis i zapłata faktur Vat

1. Otrzymane faktury Vat należy zarejestrować w Zespole ds. obsługi Administracyjnej Wydziału. Zespół ten przybija datę otrzymania faktury i rejestruje ją w dzienniku korespondencji, a następnie w tym samym dniu przekazuje ją Zespołowi ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki.
2. Zespół ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki informuje Zamawiającego o otrzymanej fakturze, który zobowiązany jest do opisania faktury zgodnie z poniższymi wytycznymi:
   • Cel zakupu
   • Źródło finansowania
   • Ewentualne dodatkowe informacje wynikające z wytycznych projektowych
   • Datę i podpis dysponenta środków
3. Zespół ds. Aparatury, Zamówień i Logistyki przekazuje Zespołowi Asystentów ds. Finansowych kompletnie opisaną fakturę wraz z załącznikami:
   • druk zapotrzebowania
   • inne dokumenty wymagające zapłaty za fakturę (protokoły, druki OT, umowa, itp., ewentualne oferty)
4. Zespół Asystentów ds. Finansowych otrzymaną fakturę przygotowuje pod względem finansowym dla Kwestury ( tj. przybija odpowiednie pieczątki wraz z ich opisem, uzupełnia podpis osoby uprawnionej), a następnie wprowadza ją do systemu ZSI.
5. Po wprowadzenie faktury Vat do systemu ZSI zostaje ona przekazana za potwierdzeniem odbioru do Działu Weryfikacji i Rozliczeń Finansowych w Gmachu Głównym.

4. Faktury sprzedaży

1. Faktury sprzedaży wystawiane są w systemie ZSI przez Zespół Asystentów ds. Finansowych.
2. Zespół Asystentów ds. Finansowych, aby wystawić fakturę sprzedaży musi posiadać:
   1. w przypadku faktur wystawianych dla zleceń z przemysłu:
      • formularz zlecenia
      • potwierdzenie przyjęcia zlecenia
      • Ogólne Warunki wykonywania badań
      • protokół zdawczo-odbiorczy wykonania pracy badawczej
   2. w przypadku faktur wystawianych za opłaty za studia:
      • podanie o wystawienie faktury
      • w przypadku faktur zapłaconych, wygenerowany dokument z systemu Edukacja potwierdzający wpłatę
3. Faktury sprzedażowe powinny być wystawione niezwłocznie po podpisaniu protokołu odbioru wykonania prac badawczych lub po otrzymaniu podania z prośbą o wystawienie faktury.

5. Realizacja badań na rzecz podmiotów zewnętrznych

1. Obowiązuje ZW nr 48/2021 z dnia 23 marca 2021 r. w sprawie wprowadzania zasad realizacji projektów zlecanych przez podmioty zewnętrzne.
2. Procedura postępowania:
   • Złożenie zamówienia przez podmiot zewnętrzny na własnym formularzu lub formularzu PWr. (zał. nr 1 do Zasad ZW 48/2021).
   • Rejestracja zamówienia w dzienniku korespondencji W7 oraz przekazanie do jednostki organizacyjnej (Wykonawcy zamówienia).
   • Podpisanie przez osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu PWr. „Potwierdzenia Przyjęcia Zamówienia” (zał. nr 2 do Zasad ZW 48/2021) na warunkach określonych w Ogólnych Warunkach Wykonywania Badań oraz Prac Usługowych (zał. nr 3 do Zasad ZW 48/2021).
   • Przekazanie „Potwierdzenia Przyjęcia Zamówienia” oraz „Ogólnych Warunków Wykonywania Badań oraz Prac Usługowych” Zamawiającemu.
   • Potwierdzenie zakończenia realizacji badań obustronnie podpisanym protokółem zdawczo-odbiorczym (zał. nr 4 do Zasad ZW 48/2021).
   • Przekazanie dokumentacji związanej z zamówieniem (formularz zamówienia, Potwierdzenie Przyjęcia Zamówienia, Ogólne Warunki Wykonywania Badań, protokół zdawczo-odbiorczy) do Zespołu Asystentów Finansowych W7, w celu wystawienia faktury.

Uwaga:

1. Powyższa procedura obowiązuje przy realizacji zamówień do kwoty 50 000 PLN brutto. Zamówienia powyżej tej kwoty oraz związane z okolicznościami, o których mowa w § 2 ust. 4 Zasad ZW 48/2021 wymagają zawarcia pomiędzy PWr, a podmiotem zewnętrznym, umowy pisemnej.
2. Uruchomienie i realizacja zamówień, których wartość netto przekracza 20 000,00 PLN oraz badań lub prac usługowych wykonywanych na podstawie umów pisemnych, niezależnie od ich wartości, wymaga złożenia „Wniosku o otwarcie projektu” (zał. nr 6 do Zasad ZW 48/2021), po wcześniejszym uzyskaniu zgody Kierownika jednostki organizacyjnej (Wykonawcy zamówienia) i wyznaczeniu przez niego kierownika projektu (zał. nr 5 do Zasad ZW 48/2021). Wniosek procedowany jest przez pracownika Zespołu Asystentów ds. Finansowych.
3. Realizacja projektów drobnych na podstawie ZW 20/2021:
   • Projekty drobne obejmują zlecane przez podmioty zewnętrzne na podstawie zamówienia bez zawierania umowy badania lub prace usługowe, których wartość netto nie przekracza 20.000,00 PLN, z dodatkowym rozgraniczeniem:
     1. formalnym:
        1. usługowe
        2. badawcze
        z uwzględnieniem na projekty krajowe i zagraniczne;
     2. wartościowym:
        1. o wartości zamówienia netto do wysokości 10.000,00 PLN
        2. o wartości zamówienia netto od 10.000,01 PLN do 20.000,00 PLN
   • Otwieranie projektów drobnych, będzie dokonywane na podstawie wniosku o otwarcie projektu na daną jednostkę organizacyjną (katedrę) z umowną wartością budżetu rocznego nie przekraczającą kwoty 200.000,00 PLN netto.
   • Projekty drobne będą otwierane, rozliczane i zamykane w trybie rocznym.
   • Dla projektów drobnych o wartości zamówienia netto do wysokości 10.000,00 PLN stosuje się narzuty kosztów pośrednich w wysokościach:
     1. na koszty ogólne - 6%
     2. na koszty wydziałowe – 6%
   • Dla projektów drobnych o wartości zamówienia netto od 10.000,01 PLN do 20.000,00 PLN stosuje się narzuty kosztów pośrednich w wysokościach:
     1. na koszty ogólne - 12%
     2. na koszty wydziałowe – 12%
   • Dla projektów drobnych o wartości zamówienia netto powyżej 10.000,00 PLN należy uwzględnić dodatkowy zysk od kosztów bezpośrednich w wysokości 5%.
     Dla projektów drobnych o wartości zamówienia netto do wysokości 10.000,00 PLN zysku od kosztów bezpośrednich nie uwzględnia się.

6. Wnioski o dofinasowanie projektów badawczych składanych do m.in. NCN, NCBiR, MEN, UE.

1. Obowiązuje
   
   • ZW nr 2/2023 z dnia 3 stycznia 2023 r. w sprawie wprowadzenia zasad przygotowania i realizacji projektów
2. Osoba wnioskująca o nowy projekt badawczy niezwłocznie musi poinformować o tym fakcie Kierownika Jednostki, Asystenta Finansowego i Asystenta Kadrowego.
3. Osoba wnioskująca ma wsparcie Asystentów Finansowych jak również Asystentów Kadrowych przy przygotowaniu wniosku o dofinasowanie oraz kompletowaniu dokumentacji wymaganej przez system Instytucji Finansującej (np. oświadczenie o Vat, wyodrębniony rachunek bankowy, inne).
4. Osoba wnioskując powinna przedstawić kompletny wniosek o dofinasowanie Asystentowi Finansowemu w celu wstępnej weryfikacji finansowej wniosku oraz przekazania go wraz z załącznikami do Działu Projektów, w celu ponownej weryfikacji i przekazania do podpisu kierownictwu Uczelni.
5. Wnioskodawca lub Dział Projektów wysyła kompletny wniosek do Instytucji Finansującej.
6. Po zamknięciu konkursu i wysłaniu wniosku do Instytucji Finansującej, osoba wnioskująca zobowiązana jest przesłać kopię składanego wniosku Zespołowi Asystentów ds. Finansowych.
7. Kierownik Jednostki niezwłocznie informuje Asystenta Finansowego o otrzymaniu decyzji od Instytucji Finansującej dot. składanego wniosku.
8. Dalsze regulacje dotyczące postępowania związanego z otwarciem projektu w Jednostce regulują ww. Zarządzenia Wewnętrzne.